Quality Hub: gestão da qualidade no Fluig sem planilha
A auditoria não pergunta se a empresa tem procedimento. Pergunta qual versão estava válida no dia da ocorrência, quem aprovou e como a produção soube. Isso não sai de uma planilha.
A auditoria não pergunta se a empresa tem procedimento. Pergunta qual versão estava válida no dia da ocorrência, quem aprovou, quando, e como a área de produção soube disso.
Essas quatro respostas precisam sair em minutos. Quando elas moram em uma planilha de controle, em uma caixa de e-mail e em uma pasta compartilhada, elas não saem.
É esse problema que o Quality Hub by Future Station resolve dentro do Fluig. O Quality Hub é a evolução dos Flows de Qualidade que a Future Station já entrega há anos: mesmo mecanismo, agora com nome próprio e formando família com o Engage Hub.
A planilha aguenta o dia a dia. Não aguenta a auditoria.
O arranjo é quase sempre o mesmo. Uma planilha mestra lista os documentos controlados, com colunas de revisão e data de validade. O procedimento em si fica em uma pasta de rede. A aprovação acontece por e-mail, às vezes por WhatsApp. A distribuição é um aviso genérico para todo mundo.
Cada peça funciona isolada. Juntas, elas criam três buracos previsíveis:
- Versão fantasma. Alguém baixou o PDF em janeiro e ainda usa aquele arquivo. A pasta já tem a revisão 04. O operador segue a 03.
- Aprovação sem prova. O gerente respondeu “ok, pode publicar” em uma thread de e-mail com dezoito mensagens. Achar isso em auditoria custa uma tarde.
- Validade silenciosa. A planilha tem a data. Ninguém tem o alerta. O documento vence e continua em uso até a não conformidade aparecer.
Nenhum desses buracos é falha de disciplina da equipe da Qualidade. É falha de ferramenta. Planilha não notifica, e-mail não versiona, pasta compartilhada não bloqueia acesso a documento vencido.
O que o Quality Hub coloca dentro do Fluig
O Quality Hub é um kit de processos prontos para instalação no Fluig, ajustados às regras da sua empresa. Ele usa o GED nativo da plataforma como repositório e amarra os fluxos de trabalho em volta dele. Sem plataforma paralela, sem base de dados nova, sem integração frágil para manter.
Documentos controlados com controle de versão
Cada documento entra pelo cadastro, recebe código, revisão e responsável. Quando alguém pede alteração, o Fluig abre uma nova revisão e mantém a anterior arquivada e recuperável. Só a versão vigente aparece para quem consulta. A revisão antiga fica no histórico, que é exatamente onde a auditoria quer encontrá-la.
Revisão e aprovação em múltiplos níveis
O fluxo de aprovação segue a matriz que a sua norma exige: elaborador, verificador, aprovador, e os níveis extras quando o documento é crítico. Cada etapa gera notificação e prazo. O aceite fica registrado com usuário, data e hora dentro do processo, não em um e-mail.
Distribuição por perfil de acesso
Publicar não é mandar para todos. O Quality Hub distribui por área, cargo ou grupo, conforme a matriz de distribuição do documento. A célula de produção recebe as instruções de trabalho dela. A engenharia recebe os projetos. E o sistema registra quem tomou ciência.
Controle automático de validade
A data de validade deixa de ser uma coluna e vira um gatilho. O Fluig dispara o alerta de revisão no prazo configurado, notifica o responsável e, se o prazo estourar, escala. Documento vencido não fica invisível.
Não conformidades com tratativa completa
A NC é aberta por qualquer usuário autorizado, classificada, direcionada ao responsável e acompanhada até o fechamento: análise de causa, ação corretiva, prazo, verificação de eficácia. Tudo no mesmo lugar, com o histórico anexado.
Auditoria e rastreabilidade
Rastreabilidade aqui não é um relatório que alguém monta na véspera. É subproduto do processo. Como cada movimento acontece dentro do Fluig, o log já existe: quem criou, quem aprovou, qual versão estava vigente em qual data, quem foi notificado, quem confirmou leitura.
ISO 9001: o que o sistema resolve e o que ele não resolve
O Quality Hub cobre a parte de informação documentada da norma: criação, aprovação, controle de versão, distribuição, retenção e disposição. Também organiza o registro de não conformidades e ações corretivas. Isso é boa parte do que o auditor pede quando abre o caderno.
O que ele não faz: definir sua política da qualidade, escrever seus procedimentos, ou substituir o sistema de gestão. Ferramenta nenhuma faz isso. O que o Quality Hub entrega é que o sistema que você já projetou passe a rodar com evidência automática em vez de evidência manual.
Evidência manual é evidência que alguém precisa lembrar de produzir. Evidência automática é a que já está lá quando o auditor pergunta.
Como a implantação funciona
| Etapa | O que acontece |
|---|---|
| Diagnóstico | Mapeamos os documentos controlados que existem hoje, a matriz de aprovação e o fluxo de NC em uso. |
| Configuração | Instalamos os processos no seu Fluig e ajustamos formulários, papéis, prazos e regras de distribuição. |
| Carga | Subimos o acervo atual para o GED com código, revisão e validade já preenchidos. |
| Operação assistida | Treinamos a equipe da Qualidade e acompanhamos os primeiros ciclos de revisão e as primeiras NCs. |
O kit sai pré-configurado, então o trabalho não começa do zero. A Future Station mantém mais de 500 processos White Label pré-configurados e soma mais de 46 mil horas em TOTVS Gestão e Fluig. A parte que consome tempo em um projeto de Qualidade não é o desenho do fluxo: é acertar a matriz de aprovação e a matriz de distribuição com quem conhece a operação. É aí que a conversa acontece.
Um teste rápido antes da próxima auditoria
Escolha um procedimento crítico e cronometre: quanto tempo até você provar qual revisão estava vigente em uma data específica, quem aprovou e quem tomou ciência? Se passar de cinco minutos, o problema não é a equipe.
Quem já opera com a gente
KRYPTUS, TRACBEL, DASS, FERTIMAXI e ESTRUTURAL rodam processos no Fluig com a Future Station. Somos consultoria independente e trabalhamos exclusivamente com quem já tem ou está adquirindo o Fluig. Quando o ambiente exige, integramos com Protheus, RM e Datasul. A sustentação fica no monitoramento Future Prime, 24 por 7.
Se a sua próxima auditoria já tem data marcada e a resposta para “qual versão estava válida” ainda depende de alguém abrir uma planilha, vale conversar antes.
Perguntas frequentes
O Quality Hub substitui o meu sistema de gestão da qualidade?
Não. Ele cobre a informação documentada — criação, aprovação, controle de versão, distribuição, retenção e disposição — e o registro de não conformidades e ações corretivas. Definir a política da qualidade e escrever os procedimentos continua sendo trabalho da sua equipe.
Ele atende aos requisitos da ISO 9001?
Cobre a parte de informação documentada e o ciclo de NC, que é boa parte do que o auditor pede quando abre o caderno. A diferença prática é que a evidência passa a ser automática, gerada pelo próprio processo, em vez de ser montada manualmente na véspera.
Preciso migrar os documentos que já existem?
Sim, e isso é uma etapa da implantação. Subimos o acervo atual para o GED com código, revisão e validade já preenchidos, para que o histórico não comece do zero.
O que muda em relação aos Flows de Qualidade que a FS já entregava?
O mecanismo é o mesmo, testado em produção há anos. O Quality Hub dá nome próprio ao conjunto, empacota os processos como kit pré-configurado e forma família com o Engage Hub, o que facilita evoluir os dois no mesmo ambiente.
Igor Rodrigues
Tech Lead · Future Station · +10 anos em TOTVS Fluig
Criou metodologia de gestão eletrônica de documentos dentro da operação TOTVS e é certificado em Fluig Analytics, Smart Analytics, LMS e HCT Fluig. O GED que sustenta o Quality Hub é território dele.
Sua próxima auditoria já tem data?
Traga um documento controlado seu. A gente mostra o Quality Hub rodando com ele: versão vigente, matriz de aprovação, distribuição por perfil e trilha pronta.