Quatro bancos, uma planilha e o pagamento que saiu em dobro
A tesouraria que vive em planilha não falha por falta de competência. Falha porque depende de alguém lembrar de tudo, todos os dias, antes das 10h.
Todo dia, antes do meio da manhã, alguém na sua tesouraria abre quatro internet bankings, copia saldos para uma planilha, confere a programação de pagamentos e caça no e-mail quem aprovou o quê. Se essa pessoa sai de férias, o caixa da empresa fica um pouco mais escuro.
Não é exagero. É a rotina de boa parte das empresas médias e grandes que já têm ERP, já têm o Fluig e ainda assim fecham o caixa do dia numa planilha chamada saldos_FINAL_v9.xlsx. O ERP registra o título. O banco registra o débito. O que acontece entre os dois fica na cabeça de quem opera.
Quem sente a dor, e em que momento
A tesouraria é um processo de várias pessoas, e cada uma sente um pedaço diferente do problema:
Os três vazamentos da tesouraria em planilha
O pagamento que sai em dobro. O título foi aprovado por e-mail, alguém não viu a resposta, a programação foi refeita e o fornecedor recebeu duas vezes. Recuperar custa telefonema, carta de estorno e, às vezes, o relacionamento.
O pagamento que atrasa. A aprovação ficou parada na caixa de entrada de um diretor em viagem. O boleto venceu. Multa e juros entram na conta sem ninguém ter decidido pagar a mais.
O saldo que ninguém confia. A consolidação é feita uma vez por dia, de manhã. Qualquer decisão depois disso é tomada com número velho, e aplicação ou resgate viram palpite.
Aprovação que existe só no e-mail não é controle. É memória com anexo.
Programação de quinta-feira
Quatro bancos, quatro acessos, uma planilha que ninguém pode fechar
Ilustração. Situações comuns em tesourarias que operam com planilha e aprovação fora do sistema.
Quanto isso custa: um cenário para você refazer com os seus números
Não existe número universal, mas dá para montar a conta em cinco minutos. Um cenário conservador para uma empresa que paga R$ 5 milhões por mês:
| Item | Premissa | Custo mensal |
|---|---|---|
| Consolidação manual de saldos | 2h por dia útil, R$ 80/h de custo do analista | R$ 3.200 |
| Multas, juros e duplicidades | 0,1% do volume pago no mês | R$ 5.000 |
| Retrabalho de aprovação | não entra na conta, mas existe | não medido |
Quase R$ 100 mil por ano saindo da tesouraria sem decisão de ninguém. Troque as premissas pelos seus números: volume pago, horas de consolidação e o que o financeiro já pagou de juros no último trimestre.
Repare que o maior item não é a hora do analista. É o risco: o dinheiro que sai sem controle. Por isso a conversa sobre tesouraria não é sobre produtividade, é sobre governança do caixa.
O que muda quando o processo mora no Fluig
O Fluig que a sua empresa já tem consegue carregar o processo inteiro: solicitação, alçada de aprovação, programação e registro de quem decidiu. A diferença é que cada passo deixa rastro e cada pessoa vê a mesma tela.
- Aprovação com alçada: o valor define quem aprova, e o aprovador vê o título, o fornecedor e o histórico antes de decidir.
- Programação visível: o que vai ser pago hoje, em qual banco, e o que ainda espera aprovação.
- Saldo por banco numa tela só: quando a integração com banco ou ERP faz parte do escopo, a posição é atualizada sem copiar e colar.
- Histórico auditável: quem aprovou, quando e com qual justificativa, sem procurar no e-mail.
Como começar sem virar projeto de seis meses
O primeiro passo é pequeno: escolher um banco e um tipo de pagamento, colocar a aprovação no Fluig e medir por 30 dias quantas aprovações ficaram paradas e quantos pagamentos precisaram de correção. O número que sair dessa medição vale mais do que qualquer apresentação.
Quanto custa manter a tesouraria em planilha?
Depende do volume pago. Em um cenário ilustrativo de R$ 5 milhões pagos por mês, 2 horas diárias de consolidação e 0,1% de perdas com juros e duplicidades somam cerca de R$ 8 mil por mês.
O Fluig substitui o ERP no contas a pagar?
Não. O ERP continua sendo o registro contábil. O Fluig organiza o processo em volta dele: solicitação, alçada, aprovação e programação, com histórico.
A integração com bancos já vem pronta?
Integração com banco ou ERP entra quando faz parte do escopo combinado. O processo de aprovação e programação funciona no Fluig mesmo antes dela.
Por onde começar?
Por um banco e um tipo de pagamento, medindo por 30 dias aprovações paradas e correções. Esse número orienta o resto.
Igor Rodrigues
Tech Lead · Future Station · +10 anos em TOTVS Fluig
Tech Lead com mais de dez anos em TOTVS Fluig, com modelagem BPMN, datasets e integração com Protheus, RM e Datasul. Conduz a adaptação dos PACKS financeiros às alçadas e ao ERP de cada cliente.
Quanto a sua tesouraria pagou de juros no último trimestre?
Traga a planilha de programação que vocês usam hoje. Em 40 minutos a gente mostra onde está o risco e como o processo fica no Fluig.