Em uma análise interna de 22 operações financeiras atendidas pela Future Station, profissionais de Contas a Pagar gastavam, em média, 32 horas por mês reconstruindo a trilha de aprovação de pagamentos.
Adotamos oito horas como referência de um dia de trabalho. A média equivale a quatro dias mensais procurando a aprovação do gestor, conferindo a nota fiscal, localizando o contrato ou pedido original e validando a alçada em uma planilha.
O maior volume observado chegou a 56 horas por mês, ou sete dias. Entre as operações medidas após a implantação de um fluxo automatizado, o menor esforço residual ficou em quatro horas mensais.
Esses números não representam todas as empresas que usam Fluig. A amostra reúne 22 operações recentes acompanhadas pela Future Station e serve como referência prática. O método abaixo permite medir o cenário da sua empresa antes de qualquer conversa comercial.
O trabalho que a empresa não enxerga
O ERP registra o pagamento. O e-mail guarda a aprovação. Uma pasta compartilhada contém o contrato e a planilha informa quem possui alçada para autorizar o valor.
O analista financeiro precisa reunir essas quatro fontes antes de liberar a transação. Se faltar uma evidência, ele procura o responsável, cobra uma resposta e registra o status em outro controle.
O pagamento pode levar poucos minutos no ERP. A reconstrução da decisão consome o restante do tempo.
Esse esforço costuma aparecer como rotina administrativa. Para o CFO, ele representa capacidade operacional paga para localizar informações que a empresa já produziu.
O que medimos nos 22 casos
A análise considerou o tempo dedicado à conciliação manual da aprovação. As atividades observadas incluíram:
- localizar a autorização do gestor em e-mail ou mensagem;
- conferir a nota fiscal contra o contrato, pedido ou solicitação original;
- consultar a alçada de aprovação aplicável ao valor e ao centro de custo;
- cobrar aprovadores e esclarecer divergências;
- corrigir documentos ou dados devolvidos;
- registrar o andamento em planilha ou controle paralelo.
O cálculo separa esse esforço da análise financeira e fiscal. O profissional continua responsável por avaliar a legitimidade do pagamento, conferir tributos e tratar exceções. A automação reduz o tempo gasto procurando provas e reconstruindo o caminho da decisão.
Como medir no seu Financeiro em uma tarde
Você precisa do volume mensal de pagamentos e de uma amostra recente. Selecione entre 20 e 30 pagamentos que representem a rotina do time. Evite escolher apenas os casos mais fáceis ou os mais problemáticos.
Para cada pagamento, registre os minutos gastos nas atividades abaixo.
| Pagamento | Buscar aprovação | Conferir NF e origem | Validar alçada | Cobrar ou corrigir | Registrar status | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| … | ||||||
| Total da amostra |
Use a soma da última coluna para calcular o tempo médio de conciliação por pagamento:
Tempo médio por pagamento, em minutos =
minutos totais da amostra ÷ quantidade de pagamentos analisadosMultiplique o resultado pelo volume mensal:
Horas mensais de conciliação =
tempo médio por pagamento × pagamentos por mês ÷ 60Converta as horas em dias de trabalho:
Dias mensais de conciliação =
horas mensais ÷ horas da jornada diáriaA Future Station usa oito horas como referência para comparar os casos. Adote a jornada praticada na sua empresa.
Transforme tempo em custo
O CFO pode converter as horas em custo usando o valor total do profissional para a empresa. Inclua salário, encargos e benefícios no custo mensal e divida pelas horas contratadas.
Custo-hora total =
custo mensal completo do profissional ÷ horas contratadas no mêsCusto mensal da conciliação =
horas mensais de conciliação × custo-hora totalConsidere uma operação com 200 pagamentos mensais. A amostra aponta 9,6 minutos de conciliação por pagamento.
200 × 9,6 ÷ 60 = 32 horas por mêsCom um custo-hora total de R$ 60, a empresa direciona R$ 1.920 por mês a essa atividade. Em doze meses, o custo chega a R$ 23.040. O exemplo não inclui atrasos, multas, pagamentos duplicados ou o custo de oportunidade do profissional.
Calcule a parcela da capacidade do time
O custo financeiro mostra uma parte do problema. A proporção da jornada ajuda a dimensionar a capacidade que a conciliação consome.
Percentual de uma pessoa no mês =
horas de conciliação ÷ horas mensais contratadas × 100Em uma jornada de 160 horas mensais, 32 horas representam 20% da capacidade de uma pessoa. O Financeiro perde quatro dias todos os meses para reunir dados que deveriam acompanhar a solicitação desde a origem.
O que muda com uma alçada configurada no Fluig
Um workflow financeiro bem configurado reúne a nota fiscal, o contrato ou pedido, o centro de custo e a regra de alçada na mesma solicitação.
O Fluig encaminha a tarefa ao aprovador correto com base no valor e na regra da empresa. A plataforma registra a decisão, o horário, os anexos e os comentários. O Financeiro recebe o processo com a trilha completa e pode integrar os dados ao ERP.
O time deixa de procurar a aprovação porque o pagamento só avança quando cumpre as regras configuradas. As exceções continuam exigindo análise humana, mas ficam visíveis dentro do fluxo.
Esse desenho também permite acompanhar:
- tempo médio de aprovação;
- solicitações paradas por etapa;
- devoluções por erro de documento;
- pagamentos por centro de custo;
- violações de prazo ou alçada.
O artigo Como funciona o Fluig explica como a plataforma combina workflow, regras, formulários e integrações. O conteúdo sobre ROI com Fluig mostra como frequência, risco e volume influenciam o retorno da automação.
Como interpretar o benchmark da Future Station
A média de 32 horas ajuda a criar uma referência inicial. Sua operação pode apresentar um valor menor ou maior conforme o volume de pagamentos, a quantidade de alçadas e o nível de dispersão dos documentos.
O caso de 56 horas mensais combinava alto volume e várias fontes de informação. O melhor resultado pós-implantação, de quatro horas mensais, ainda incluía exceções e conferências que exigiam decisão humana.
Não compare os dois extremos como um estudo controlado de causa e efeito. Os clientes possuíam contextos diferentes. Use os números para avaliar a ordem de grandeza e aplique o método aos seus próprios pagamentos para formar uma linha de base.
Faça a medição antes de avaliar qualquer solução
Separe uma amostra, registre os minutos e projete o resultado para o mês. O cálculo cabe em uma tarde e produz três números que o CFO pode usar:
- horas mensais gastas na conciliação;
- custo anual do trabalho manual;
- percentual da capacidade de uma pessoa consumido pela rotina.
Guarde essa medição. Se a empresa automatizar o processo, repita o cálculo depois da implantação usando os mesmos critérios. A comparação mostrará o ganho obtido sem depender de estimativas comerciais.
A Future Station cria fluxos financeiros no Fluig com documentos, alçadas, aprovações e integração ao ERP dentro do mesmo processo. Se a sua medição apontar um custo relevante, conheça os processos de Compras e Financeiro que podem ser automatizados.
Nota metodológica
Os resultados apresentados vêm de uma análise interna da Future Station em 22 operações financeiras recentes com uso subaproveitado do Fluig. A Future Station preservou a identidade dos clientes. A amostra não possui finalidade acadêmica nem pretende representar todo o mercado. Os resultados variam conforme volume, desenho das alçadas, integrações, qualidade dos dados e regras de cada empresa.