Flow de reembolso de despesas · TOTVS Fluig
Aprovação não é print. É processo.
Reembolso de despesas rodando dentro do Fluig que a sua empresa já licenciou: comprovante anexado ao item, alçada aplicada pelo fluxo e o registro entrando no Protheus, no RM ou no Datasul. A trilha de auditoria existe antes de alguém pedir.
- 46 milhoras em TOTVS Gestão e Fluig
- 500+processos White Label pré-configurados
- 24/7monitoramento Future Prime
O problema
A aprovação mora no WhatsApp
A política de reembolso está escrita. O processo, não. Entre um documento e outro, sobra improviso — e o improviso só aparece quando alguém pede evidência.
O “ok, tá aprovado” no grupo
O gestor responde no grupo e o print vira comprovante. Isso não é aprovação registrada. É fé — e fé não abre trilha de auditoria.
A alçada que ninguém executa
A política diz que acima de R$ 2 mil aprova o diretor. Na prática, aprova quem responde primeiro. A regra existe no papel e some na hora da decisão.
O comprovante que vive no celular
Recibo fotografado, reenviado, perdido na conversa. Ninguém sabe qual é a versão final nem se o valor bate com o que foi lançado.
Quem financia é o colaborador
Sem prazo definido, o reembolso atrasa. O colaborador cobra, o gestor se esquiva e o financeiro vira vilão de uma conta que não fez.
Quantos dias leva um reembolso na sua empresa, do envio ao pagamento? A resposta honesta é: ninguém sabe. Processo que não é medido não é gerenciado — é suportado.
Como funciona
Sete passos, uma trilha só
O fluxo é desenhado em BPMN dentro do Fluig, versionado e auditável. Cada passo abaixo já nasce com as regras da sua empresa parametrizadas.
Solicitação nasce preenchida
Data, solicitante e número do chamado vêm do sistema. Centro de custo e projeto são obrigatórios e validados na hora.
Despesas entram como itens
Data, tipo e detalhamento por gasto. Tipos parametrizados: KM de veículo, combustível, refeição, hospedagem. O total é calculado no rodapé.
Comprovante preso ao item
Recibo ou nota em PDF, JPG ou PNG, direto do celular. O anexo fica preso à despesa, com guarda documental seguindo ISO 9000.
Envio roteia sozinho
O Fluig roda a validação final e manda a solicitação para a fila do aprovador certo. Ninguém escolhe a quem pedir aprovação: a alçada escolhe.
Notificação com contexto
O e-mail chega com solicitante, centro de custo e valor total na frente. Um clique e o gestor já está dentro da tarefa.
Gestor assume e confere
Ao assumir, a tarefa trava para os demais aprovadores. O grid completo em tela única e o anexo abre sem download.
Decisão e integração
De acordo segue para pagamento e entra no ERP com centro de custo e projeto certos. Corrigir devolve com observação obrigatória, sem recomeçar.
Antes · hoje
- Comprovante fotografado e jogado no WhatsApp
- Aprovação verbal, print servindo de prova
- Planilha com KM calculado na mão
- Prazo: “quando o financeiro conseguir”
- Auditoria: reconstituir o histórico de memória
Depois · com a Future Station
- Anexo preso ao item, guardado sob ISO 9000
- Alçada por valor aplicada pelo fluxo, não pela lembrança
- Total calculado pelo sistema e integrado ao ERP
- Prazo medido, com notificação automática ao aprovador
- Auditoria: a trilha já existe antes de alguém pedir
Cada linha do grid carrega tipo de despesa, valor, centro de custo e o anexo daquela despesa, com guarda documental seguindo ISO 9000. Remoção de item some do grid mas fica no histórico: nada desaparece em silêncio.
O que está incluso
Sua política. Não a nossa.
Toda empresa tem alçada, centro de custo e regra de quilometragem própria. A gente parametriza o processo para a sua regra em vez de pedir que você se adapte ao processo.
- Desenho BPMN do fluxo completo, versionado dentro do Fluig
- Formulário de despesas com validação e bloqueio de envio incompleto
- Tipos de despesa parametrizados conforme a sua política
- Anexo por item em PDF, JPG ou PNG, com guarda seguindo ISO 9000
- Cálculo automatizado de KM por veículo, tabela por categoria e limite por cargo
- Alçadas em cascata por valor, centro de custo ou tipo de despesa
- Bloqueio inteligente de tarefa para evitar aprovação duplicada
- Trilha de correção com observação obrigatória do gestor
- Integração com o ERP: Protheus, RM ou Datasul
- Monitoramento Future Prime 24/7 do ambiente em produção
Você possui, não aluga: o processo fica seu, dentro do Fluig que já está licenciado. Sem mensalidade de SaaS somando no fim do ano.
Quem já roda processo desenhado assim
Consultoria independente de Fluig
Mais de 46 mil horas em TOTVS Gestão e Fluig e mais de 500 processos White Label pré-configurados — reembolso entre eles.
- KRYPTUS
- TRACBEL
- DASS
- FERTIMAXI
- ESTRUTURAL
Objeções honestas
O que perguntam antes de fechar
Precisamos comprar mais alguma licença?
Não. O fluxo roda no Fluig que a sua empresa já licenciou. Não é mais um SaaS para conciliar depois nem uma planilha nova. O que entra é o desenho do processo dentro da plataforma que já está paga.
Nossa alçada é complicada. Vai caber?
Alçada por valor, por centro de custo, por tipo de despesa ou em cascata. Cada gateway do BPMN carrega uma regra da sua política. Se a regra existe escrita, ela vira fluxo — inclusive os casos de exceção, como substituição de gestor e despesa sem nota.
E a integração com o nosso ERP?
Protheus, RM e Datasul. O fim do fluxo não é um e-mail: é um registro entrando no ERP com valor, centro de custo e projeto, mantendo o vínculo com a solicitação que originou o pagamento.
Vocês são homologados pela TOTVS?
Não, e trabalhamos assim por escolha. A Future Station é consultoria independente focada só em Fluig. A TOTVS vende o Fluig. A gente faz funcionar — com monitoramento 24/7 do ambiente pelo Future Prime.
As quatro perguntas que toda linha da política precisa responder antes de virar gateway em BPMN, e por que a devolução se desenha primeiro.
As quatro raias, os campos obrigatórios, as travas de envio e as notificações que levam a solicitação até o pagamento, com a tela do processo.
Pronto para a decolagem?
Seu reembolso entra em órbita no Fluig que você já tem
Conte qual processo ainda roda em e-mail, planilha ou WhatsApp. A gente mostra como ele vira fluxo, com alçada real e integração ao seu ERP.
Future Station · Fluig Experts. A TOTVS te vende o Fluig. A gente faz funcionar.