Quem trabalha com o financeiro sabe que, em dias movimentados, achar uma nota fiscal pode levar mais tempo do que analisá-la.
Pior: quando não é encontrada, o retrabalho é inevitável — e o risco de não conformidade com o Fisco ou com auditorias externas cresce.
O problema raramente está nas pessoas. Ele está na falta de processos e na desorganização invisível que cresce com o volume de documentos.
Com o GED do Fluig, sua empresa ganha uma base digital de alta rastreabilidade, com documentos organizados por lógica fiscal e financeira, vinculados a processos e prontos para serem auditados — sem a dor de cabeça dos sistemas genéricos.
O que é o GED do Fluig
O GED do Fluig é o módulo de gestão eletrônica de documentos da plataforma TOTVS Fluig. Ele guarda o arquivo, mas o que muda a rotina do financeiro é o que vem junto: pasta com regra de nomenclatura, versionamento automático, controle de quem publica e de quem lê, aprovação antes da publicação, expiração de vigência e busca por conteúdo, e não só por nome de arquivo.
A diferença para um drive comum é o vínculo com processo. No Fluig, o documento nasce dentro do fluxo que o gerou — a nota entra pelo processo de contas a pagar, o contrato entra pelo processo de compras — e permanece amarrado a ele. Quando o auditor pergunta quem aprovou o quê e quando, a resposta está no próprio documento.
Que processo isso resolve
Armazenamento, organização e controle de documentos fiscais e financeiros (notas fiscais, comprovantes, contratos, conciliações, etc.)
Quem sente a diferença
- Analistas e Coordenadores Financeiros
- Contas a Pagar / Contas a Receber
- Contabilidade e Fiscal
- Controladoria e Auditoria
O que o GED do Fluig entrega para o Financeiro:
- Organização automática de documentos por fornecedor, tipo, competência e projeto;
- Integração com workflows de pagamento, reembolso e adiantamento;
- Busca rápida com OCR, filtros e tags inteligentes;
- Controle de versões e auditoria de alterações;
- Alertas de vencimentos e obrigações regulatórias.
E o que isso significa, na prática?
Significa fim do “salva no desktop e depois a gente vê”.
Significa que cada documento enviado por fornecedor, colaborador ou integrador fica guardado corretamente, com acesso seguro e lógica contábil clara.
Você reduz drasticamente o risco de perda documental, elimina redundâncias e ganha confiança para enfrentar auditorias, fechamentos e fiscalizações.
5 controles que o GED do Fluig aplica nos documentos do financeiro
1. Versionamento sem arquivo “final_v3_revisado”
Cada atualização gera uma nova versão do mesmo documento, com autor e data. A versão vigente é sempre a que aparece; o histórico continua acessível para auditoria, sem multiplicar cópias no servidor.
2. Permissão por pasta, por papel e por documento
Contas a pagar enxerga o que precisa lançar. Controladoria enxerga o consolidado. O contrato com cláusula sensível fica restrito a quem tem que ver. A regra vive na pasta, não na memória de quem compartilha o link.
3. Aprovação antes de publicar
Documento que precisa de validação não entra na base direto. Ele passa por um fluxo de publicação, e só vira versão oficial depois do aceite de quem responde por aquilo.
4. Vigência e expiração de contratos
Contrato tem data para acabar. O GED do Fluig avisa antes do vencimento, o que evita renovação automática indesejada e reajuste que passou batido no fechamento.
5. Busca dentro do conteúdo do arquivo
A busca lê o conteúdo indexado, não apenas o nome. Procurar por um número de nota, um CNPJ ou uma cláusula devolve o documento certo em segundos — que é exatamente o cenário do dia movimentado descrito lá no começo.
Sua gestão financeira precisa de mais que Excel e pastas locais
Se você ainda depende de servidores internos, caixas com arquivos físicos ou buscas manuais para atender o contador ou o auditor, você está em modo de sobrevivência — e não de crescimento.
Perguntas frequentes sobre o GED do Fluig
Qual a diferença entre o GED do Fluig e o ECM do Fluig?
GED trata do documento: guarda, versão, permissão e busca. ECM é o guarda-chuva maior, que junta o documento ao processo, ao portal e à colaboração. Na prática, dentro do Fluig eles operam na mesma base — a escolha do termo muda mais que a ferramenta.
O GED do Fluig substitui o drive da empresa?
Para documento que precisa de trilha de auditoria, sim. O drive continua útil para material de trabalho do dia a dia. O que não deveria ficar no drive é contrato, nota fiscal e comprovante que alguém vai ter que provar depois.
Preciso comprar licença nova para usar o GED do Fluig?
Na maioria dos casos, não. Quem já tem Fluig normalmente já tem o módulo disponível e subutilizado. O trabalho é de estrutura de pastas, permissão e vínculo com os processos — não de aquisição.
Dá para integrar o GED do Fluig com o ERP?
Dá. O caso mais comum no financeiro é o documento publicado no Fluig ficar amarrado ao título no ERP, para que a consulta parta do lançamento e chegue ao comprovante sem alguém procurar em pasta.
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