Quase toda empresa que digitaliza RH começa pela admissão. Faz sentido: o candidato é visível, o prazo do eSocial aperta, o volume de digitação dói. Só que o colaborador também sai.

E o desligamento, na maioria das operações que auditamos, continua rodando em e-mail, planilha e conversa de corredor.

O resultado aparece meses depois, sempre no pior momento: um crachá que ainda abre a catraca, um usuário de ERP que nunca foi bloqueado, um notebook que ninguém sabe onde está, um termo de rescisão que o jurídico não encontra quando chega a notificação da audiência.

Acesso órfão é a credencial de alguém que já não trabalha na empresa e continua ativa. Ela some do RH no dia do desligamento e permanece viva na infraestrutura por tempo indeterminado.

O mecanismo é simples de entender. O RH comunica o desligamento por e-mail para TI, financeiro e gestor. Cada área trata a mensagem na própria fila. A TI revoga o e-mail corporativo porque é o pedido mais óbvio. O usuário do Protheus, o login do portal de terceiros, o acesso ao compartilhamento de rede e a conta do sistema de ponto ficam para depois. Não existe “depois” documentado, porque não existe processo: existe uma thread de e-mail que morre quando o assunto sai da caixa de entrada.

Em uma revisão de acessos de qualquer empresa com mais de duzentos colaboradores, é comum encontrar contas ativas de gente desligada há um ano. Ninguém errou por má-fé. O processo simplesmente não tinha dono, prazo nem registro.

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Em reclamação trabalhista, o ônus de comprovar o que foi entregue, devolvido, pago e comunicado costuma cair sobre o empregador. O termo de rescisão assinado, o comprovante de devolução do notebook, a data em que o acesso foi revogado, o exame demissional: cada um desses itens é prova documental.

Quando o desligamento roda em papel e e-mail, a defesa vira arqueologia. Alguém precisa reconstruir a linha do tempo puxando mensagens antigas de três pessoas diferentes, sendo que duas já saíram da empresa. O que não é encontrado, na prática, não existiu.

Digitalizar o desligamento não é higiene de RH. É manter a prova organizada antes de precisar dela.

A Future Station implanta admissão e demissão como um processo único no Fluig, com o mesmo cadastro, a mesma regra de alçada e a mesma trilha de auditoria. As duas pontas conversam porque olham para o mesmo registro de colaborador.

Trilha de admissão

O RH abre o processo com nome, CPF e e-mail. O sistema gera o token de acesso e dispara a notificação com prazo e link direto, sem senha criada na mão e sem chamado para a TI. O candidato preenche os dados e sobe todos os documentos na mesma tela. O DP valida item a item, aprovando ou devolvendo cada anexo com justificativa. O exame admissional é agendado dentro do fluxo e o ASO volta anexado ao processo. Depois da aprovação final, o cadastro admissional é gerado no ERP sem redigitação, e os documentos ficam arquivados no GED.

Trilha de desligamento

O gestor ou o RH abre o desligamento informando tipo (pedido, sem justa causa, com justa causa, término de contrato), data e aviso. A partir daí o fluxo dispara tarefas paralelas com responsável e prazo, cada uma com registro próprio.

O ponto que muda o jogo é o checklist de acessos. Em vez de um e-mail genérico para a TI, o fluxo abre uma tarefa por sistema, com dono nomeado e prazo. Enquanto houver tarefa aberta, o desligamento não fecha. O RH enxerga na tela quem ainda não bloqueou o quê.

Filial, centro de custo, cargo, alçada de valor, tipo de contratação, substituto no lugar da vaga: cada empresa aprova de um jeito. Configuramos o motor de decisão em cima da sua estrutura, dentro do Fluig que você já licenciou. Sem nova licença, sem gambiarra em cima do padrão.

Na admissão, o cadastro nasce no ERP a partir do que o candidato preencheu. No desligamento, a baixa segue o mesmo caminho: o dado é digitado uma vez, na fonte, e propaga. Trabalhamos com integração real em Protheus, RM e Datasul. Não é exportação de planilha nem carga manual noturna.

A Future Station é consultoria independente, dedicada só a Fluig. São 46 mil horas em TOTVS Gestão e Fluig e mais de 500 processos White Label pré-configurados, que encurtam a implantação porque a base do fluxo já existe e o trabalho vira adaptação à sua regra. O monitoramento Future Prime acompanha 24/7 os processos em produção. KRYPTUS, TRACBEL, DASS, FERTIMAXI e ESTRUTURAL já rodam com a gente.

Se a sua admissão já está digital e o desligamento ainda vive no e-mail, o ciclo está pela metade. E o risco mora justamente na metade que ficou de fora.